12 belangrijke redenen om direct over te stappen op Office 365
Bij de meeste hostingpakketten is e-mailhosting in de kosten inbegrepen. Meestal kan je meerdere e-mailadressen aanmaken, duizenden e-mails per dag versturen en is de opslagruimte meer dan voldoende. En dat allemaal zonder extra kosten. Klinkt goed, toch? Dus waarom zou je dan extra betalen voor Microsoft 365 e-mail? Hierna leggen wij je dit uit.
1. Betrouwbaarheid: betere bezorging van je e-mails
Als je gebruikmaakt van hosted e-mail, dan maak je gebruik van een shared server die wordt gedeeld met duizenden andere gebruikers. Zodra maar één van die gebruikers wordt gehackt of zijn e-mail gebruikt om te spammen, dan kan deze gedeelde server zomaar op een blacklist terechtkomen. Ook komt het regelmatig voor dat servers down zijn vanwege onderhoud of overbelasting. En dat kan betekenen dat ook jouw e-mail niet meer kan worden bezorgd, ontvangen of in de spambox van de ontvanger belandt. Met Microsoft 365 kan je wél vertrouwen op je e-mailservice.
2. Veiligheid: betere bescherming tegen cybercriminelen
Maak je gebruik van hosted e-mail dan wordt deze service aangeboden via een server die gebruikmaakt van open source software. Deze servers moeten goed onderhouden worden en continue worden voorzien van updates en beveiligingsupdates. Vooral bij kleinere webhostingbedrijven is het maar de vraag of dat gebeurt en of de organisatie over voldoende deskundigheid beschikt. Hosted e-mail is dan ook veel vaker slachtoffer van hacks waarbij vertrouwelijke informatie zomaar op straat ligt. Met Microsoft 365 ben je veel beter beschermd tegen aanvallen door cybercriminelen.
3. Encryptie: zorg dat anderen niet kunnen meelezen
Hosted e-mail maakt meestal gebruik van het communicatieprotocol IMAP dat niet standaard versleuteld is. Dat betekent dat derden, als zij toegang hebben tot hetzelfde netwerk, mee kunnen lezen met wat jij mailt aan anderen. Niet zo’n prettig idee natuurlijk. Zeker als je wel eens werkt in een restaurant, café of op vakantie bent. Microsoft 365 maakt gebruik van de meeste geavanceerde berichtversleuteling waardoor criminelen niet zomaar kunnen meelezen.
4. Toegangsbeveiliging: geef criminelen geen toegang tot je e-mail
Om in te loggen op hosted e-mail heb je alleen een gebruiksnaam en wachtwoord nodig. Tweestapsverificatie ie meestal niet mogelijk. Tweestapsverificatie, ook wel 2FA (Two-Factor Authentication) genoemd, is een extra beveiligingslaag. Naast je gebruikersnaam en wachtwoord, moet je ook een tweede verificatie stap uitvoeren om toegang te krijgen. Office 365 maakt standaard gebruik van tweestapsverificatie, waardoor onbevoegden geen toegang kunne krijgen tot je e-mail.
5. Anti-spam: geen ongewenste e-mails meer in je inbox
De meeste hosting providers maken gebruik van low cost software op hun servers en besteden geen of weinig aandacht aan anti-spam software. Dat kost namelijk geld en om gratis e-mail te kunnen aanbieden, wordt hierin zelden of nooit geïnvesteerd. Dat betekent dat jij voortdurend wordt blootgesteld aan ongewenste reclame en phishing e-mails waarin criminelen jouw wachtwoorden proberen te stelen. Microsoft 365 biedt Exchange Online Protection (EOP0 tegen ongewenste e-mail die gebruikmaakt van eigen spamfilters om ongewenste e-mail te identificeren en te scheiden van legitieme e-mail.
6. Samenwerking: eenvoudiger mailboxen, agenda’s en contacten delen
Gemeenschappelijke mailboxen kunnen wel worden ingesteld met hosted e-mail, maar het is noodzakelijk wachtwoorden uit te wisselen en de toegang daartoe te beheren. In de praktijk leidt dat veel problemen. Hosted mailservice biedt meestal geen optie voor een online agenda of contactsynchronisatie. Deze kunnen dus ook niet worden gedeeld.
Met Office 365 kunnen meerdere gebruikers toegang krijgen tot een gedeelde mailbox, zonder dat ze persoonlijke wachtwoorden hoeven te delen. Ook is het eenvoudig deze toegang later weer te verwijderen, wat het beheer vereenvoudigt. Office 365 biedt mogelijkheden voor het delen van agenda’s, contacten en gedeelde mailboxen en mappen, wat de communicatie en samenwerking binnen bedrijven vereenvoudigt.
7. Centrale opslag en back-up: nooit meer e-mails kwijt
Alhoewel sommige hostingproviders wel beschikken over een back-up, is het maar de vraag voor hoelang jouw e-mail wordt bewaard, deze correct functioneert of welke kosten zijn verbonden aan het terugzetten van je e-mails. Office 365 biedt uitgebreide mogelijkheden voor back-upopties, zodat e-mails gemakkelijk kunnen worden teruggezet in geval van verlies of technische problemen.
8. Toegang via meerdere apparaten: overal en altijd toegang tot je e-mail
Hosted e-mail maakt gebruik van communicatieprotocollen als IMAP, POP3 en SMTP. Met IMAP blijft jouw e-mail op de server en synchroniseert met meerdere apparaten. Met POP3 wordt jouw mail gedownload en verwijderd van de server. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) wordt gebruikt om jouw mail te verzenden en kan vaak niet werken in het buitenland omdat internetproviders in het buitenland vaak blokkeren. Office 365 werkt in het buitenland beter omdat het een cloud-gebaseerde dienst is. Zolang je maar over een internetverbinding beschikt, heb je toegang tot je e-mail.
9. Integratie met Office 365-tools: naadloze integratie met Teams, Word etc.
Hosted e-mail kan je in principe koppelen aan bijvoorbeeld Outlook. In de praktijk leidt dat niet zelden tot synchronisatieproblemen. Bovendien maak je niet volledig gebruik van alle integratiemogelijkheden die Office 365 je biedt. Met deze integratiemogelijkheden kan Microsoft 365 een belangrijke rol spelen in het verbeteren van de samenwerking, productiviteit en efficiëntie binnen een organisatie.
10. Grotere opslagruimte: profiteer van een grotere opslagruimte
Terwijl de meeste hostingproviders de e-mail inbox beperken tot maximaal 1-2 Gigabyte is dat bij Office 365 Exchange al snel 1 Terabyte. Zeker als je regelmatig grote bijlagen ontvangt, is deze grotere opslagruimte zeer handig. Het voorkomt dat je geen e-mail meer ontvangt vanwege een volle inbox of dat je voortdurend e-mail moet opruimen.
11. Beheer en ondersteuning: regel alles in één centrale beheeromgeving
Bij hosted e-mail is het beheer van de mail volledig afhankelijk van de hostingpartij. Beheer is alleen mogelijk via cPanel of soortgelijke eenvoudige interface waarvoor je over veel kennis moet beschikken. De beheermogelijkheden zijn vrij beperkt. Het Microsoft 365 Admin Center biedt daarentegen een centrale beheeromgeving met de mogelijkheid tot het instellen van regels, beleidslijnen, gebruikersgroepen. Office 365 biedt alle beheertools die nodig zijn voor een bedrijf.
12. Compliance: voldoe aan de wettelijke regels
Bedrijven zijn vaak wettelijk verplicht om e-mail te beschermen tegen onbevoegde toegang. Zeker als het gaat om vertrouwelijke gegevens zoals het geval is bij zorgbedrijven en dienstverleners als advocaten, notarissen en accountants. Vanwege eerdere genoemde beperkingen betreffende toegangsbeveiliging, data-encryptie en server security voldoet hosted e-mail niet aan de gestelde eisen. Office 365 voldoet wel aan internationale normen zoals GDPR, ISO 27001, HIPAA. Office 365 biedt verschillende tools en diensten om ervoor te zorgen dat je voldoet aan wet- en regelgeving met betrekking tot beheer, gegevensbeveiliging, privacy en data governance.
Ook overstappen naar Office 365 e-mail?
Wil je weten hoe jouw organisatie kan profiteren van de overstap naar Microsoft 365 e-mail en of dit voor jou de juiste keuze is? Wij bieden een gratis ICT-scan aan om jouw huidige e-mailsysteem te beoordelen en inzicht te geven in de voordelen van een overstap naar Microsoft 365. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak!
